ما هي مهارات تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال؟ دائمًا توجد مهام أكثر من الوقت المتاح سواء كانت مهامًا شخصية أم مهنية أم ترفيهية أم علمية أم تطويرية أو حتى هوايات، وقد يفنى عمر الإنسان، ولم ينجز بعد كل ما كان يخطط له، تاركًا الأمر لغيره ليكملوا مسيرته، وهنا يأتي دور إدارة أو تنظيم الوقت، ويقصد به عملية تخطيط وممارسة التحكم الواعي في الوقت الذي يقضيه الفرد في إنجاز المهام الكثيرة، بهدف زيادة فعاليته وكفائته وإنتاجيته. فالْمهارة بشكل عام، هي القدرة على فعل شيء ما، وهي مهارات مختلفة في أشكالها وأدائها، فقد تكون المهارة بدنية، مثل مهارة السباحة وغيرها، وقد تكون مهارة فكرية، مثل مهارات التفكير والنقد، والوقت من بين الأشياء التي تحتاج إلى المهارات الفكرية، وفي مقالنا اليوم عبر موقع الجينية سوف نتعرف على ما هو تنظيم وإدارة الوقت وما هي المهارات المطلوبة لذلك وكل ما يخص هذا الموضوع.
تنظيم وإدارة الوقت
تنظيم و إدارة الوقت هما عمليتان متداخلتان و مكَملتان لبعضهما البعض، هي عملية تخطيطية للسيطرة على الوقت الذي يقضيه الإنسان في مختلف الأنشطة.و هو عبارة عن نشاط تجميعي يهدف إلى تحقيق أقصى فائدة عامة لمجموعة من الأنشطة الأخرى في إطار شرط الحدود لفترة زمنية محدودة، حيث لا يمكن إدارة الوقت نفسه نظرًا لأنه ثابت. بل هي عملية تنظيم و تخطيط لكيفية تقسيم الإنسان لوقته بين الأنشطة المختلفة، قد يتم مساعدة إدارة الوقت من خلال مجموعة من المهارات و الأدوات و التقنيات المستخدمة لإدارة الوقت عند إنجاز المهام و المشروعات و الأهداف المحددة التي تتوافق مع تاريخ الاستحقاق. في البداية، أشارت إدارة الوقت إلى أنشطة العمل أو العمل فقط، و لكن في النهاية تم توسيع المصطلح ليشمل الأنشطة الشخصية أيضًا. نظام إدارة الوقت هو مجموعة مصممة من العمليات و الأدوات و التقنيات و الأساليب. عادة ما تكون إدارة الوقت ضرورة في أي مشروع تطوير حيث إنها تحدد و قت إنجاز المشروع و نطاقه. و خلاصة القول فإن إدارة الوقت تتطلب تنظيمه، و تنظيم الوقت يؤدي إلى إدارته بشكل يطور حياة الإنسان، كما تعني إدارة الوقت، تنظيم الوقت بذكاء لاستخدامه بشكل أكثر فعالية، و هذا يجعل الإنسان يقوم بجهد أقل بكثير، مع إنتاج المزيد في وقت أقل، و ذلك حتى عندما يكون الوقت ضيقًا و الضغوط عالية، و بشكل واقعي أكبر، نحن كبشر نملك جميعنا 24 ساعة في اليوم الواحد، و في حين نجد أن هناك الكثير من الأشخاص يحققون المزيد في وقتهم أكثر من غيرهم، إلا أن غيرهم لا ينجحون بذلك، و هذا كله يعتمد على خاصية أو مهارة تنظيم الوقت و إدارته.
مهارات تنظيم وإدارة الوقت
التنظيم
التنظيم هو وسيلة يمكن من خلالها تنسيق جهود و قدرات و مواهب الأفراد والجماعات الذين يعملون معاً نحو غاية مشتركة لضمان تحقيق الأهداف المرجوة بأقل ما يمكن من التنافر أو التضارب و بأقصى إشباع ممكن لكل من أولئك الذين تؤدي الخدمات من أجلهم وهؤلاء الذي يؤدون هذه الخدمات و بشكل عام، الإنسان المنظم في الحياة، هو إنسان قادر على النجاح في أغلب المهمات أكثر من غيره، وهذا ينطبق على تنظيم الوقت، الذي هو أحد الجوانب الهامة التي يجب على الإنسان الناجح تنظيمها، و يمكن أن يساعد تنظيم الوقت في الحفاظ على صورة واضحة لما يحتاج الشخص لإِكماله و متى، وقد يعني التنظيم الجيد الحفاظ على تقويم محدث، والقدرة على تحديد موقع مستندات معينة بسهولة، ووجود بيئة منظمة، و تدوين ملاحظات دقيقة.
التخطيط
هو المهام الإدارية التي تهدف إلى تحديد الأهداف المستقبلية والسياسات والرؤية للمنظمات والمؤسسات وطرق تحقيق هذه الأهداف. وقد عرف أ.محمد فوزي العشري “التخطيط” بأنه؛ تحديدُ الأهدافِ المرادُ تحقيقُها، ورَسمُ خط السير إليها، وتحديدُ وسائل ذلك السير، مع وضوح التصور لما يُمكن أنْ يَحدُث أثناء العمل مِن المستجدات والتطورات، ووَضع ما يُناسب ذلك مِن طرُق التعامل مِمَّا باتَ يُسمَّى بـ”الخطة والخطة البديلة”، شرط أنْ يستهدف ذلك أكبر قدر ممكن مِن المكاسب وأقلّ قدر ممكن من الخسائر و بشكل مختصر التخطيط جزء هام من أي عمل يقوم به الإنسان، بما في ذلك التخطيط للوقت، والتخطيط اليومي هو جزء أسَاسي من إدارة الوقت، وهو متعلق بكيفية عمل الأشياء مع الالتزام بالجدول الزمني الموضوع.
تحديد الأولويات
تعرف الأولويات على أنها المسؤوليات و الواجبات التي يجب القيام بها أولاً قبل غيرها، والسير فيها بالترتيب من الأشد أهمية إلى الأقل.
تحديد الهدف
تحديد الأهداف بشكل صحيح يعتبر جوهر عملية إدارة الوقت، وهو متعلق بمهارة تحديد الأولويات، الأهداف هي التي تُعرّف النتيجة المستقبلية التي ينبغي الوصول إليها. فكل هدف منها يُساهم في تحقيق جزء من بيان الرؤية.و رغم أن بيان المهمة يجب أن يكون قصيراً، يجوز للأهداف أن تخوض بتفاصيل النتائج التي ينبغي الوصول إليها استناداً إلى حلول الصعاب الموصوفة سابقاً خلال عملية تحديد خطوط الأساس.
جدولة المهام
هو تنظيم العمل بإقامة الجداول الزمنية،حيث الجدول يقلل من القلق عند الإنسان و يعرفه ما عليه القيام به وهذا يتطلب في البداية إنجاز المهام الصعبة بينما لا يزال الشخص يشعر بالانتعاش، بالإضافة إلى إزالة الأنشطة غير الأساسية أو المهام الزائدة.
إدارة الإجهاد
الموازنة بين العمل وصحة الإنسان، وبالتزامن مع إدارة الوقت، و هدفه الاساسي يساعد التعامل مع التوتر بطريقة إيجابية، على البقاء متحمسًا والأداء الجيد عند الالتزام بالجدول الزمني الذي وضعه الشخص نفسه.
و الى هنا نصل لنهاية مقالنا ما هي مهارات تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال.