طريقة كتابة خطاب رسمي، يواجه الناس في وقت ما ضرورة كتابة خطاب رسمي وإرساله الى الجهات الرسمية لإجراء شكاوى أو تعاملات أو حتى الحصول على موافقة على طلب تم تقديمه إلى الجهة التابع لها الشخص وفي هذه الحالة يكتشف الشخص المطلوب منه أن يقوم بكتابة الخطاب أنه يجب أن يقوم بذلك بصيغة معينة متعارف عليها داخل هذه الجهة الرسمية والمؤسسات الحكومية ومن هذا الحديث سنتعرف اليوم عن طيفية وطريقة وخطوات كتابة الخطاب الرسمي في موقعنا الجنينة.
كتابة خطاب رسمي
يمكن كتابة خطاب رسمي من خلال اتباع الخطوات والطرق التي وفرها الإداريين والسكرتارية في القطاعات الحكومية و الرسمية وهي كالتالي:
- أن تكون صيغة الخطاب مبدوءة بالسلام السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وأسفل ذلك السطر يتم كتابة اسم الفرد الذي يتم توجيه الخطاب له و البدء بصفته ثم التحية من خلال كتابة السيد/ ….. وفي السطر التالي يكتب تحية طيبة وبعد ثم نبدأ مضمون الخطاب.
- مراعاة متن الخطاب ودقة في وصف الطلب أو السبب في إرسال الخطاب وأن يكون قدر الإمكان مقتضب وأن يقسم إلى عدد من النقاط في حالة أنه يحتوي على روط عقد و تفنيد لعدد من الأمور التي يتطلب توضيحها.
- نهاية الخطاب نختتم بكتابة التحية ولكم جزيل الشكر وأسفلها نكتب من اليمين مرسله لسيادتكم … ويجب أن نراعي وضع الأختام والتوقيعات في الأسفل لإضفاء الشكل الرسمي على الخطاب.
أهمية الخطابات الإدارية الرسمية
تكمن أهمية كبيرة للخطابات في الحياة المهنية والإجتماعية حيث أنها احدى وسائل الاتصال وإن أهميتها في أربعة أهميات كمنت في ما يلي:
- تعتبر الخطابات احدى وسائل التواصل الكبرى بين الإدارات في المؤسسات الحكومية والخاصة وعلى المستوى الشخصي والمؤسسي.
- تقوم الخطابات باختصار الوقت والجهد والمسافات بين المواقع المتنوعة لجهات المراسلة.
- تصنف الخطابات على أنها احدى الوثائق القانونية التي يمكن الرجوع لها وقت الحاجة.
- تعتبر الخطابات الرسمية احدى الوسائل الإعلانية وبالأخص التجارية منها.
أنواع الخطابات الرسمية
تنقسم الخطابات الرسمية الى نوعين من الخطابات ومن أبرز هذه الخطابات التي يجب توافرها في كل المؤسسات والقطاعات الرسمية الحكومية الآتي:
- الخطابات التجارية:
- يتم استعمالها في الغرض التجاري وأبرز ما يميزها هو الجانب الدعائي للمؤسسة وتحتوي الرسالة في الأعلى على الترويسة والتي فيها تسجيل كافة المعلومات التي تخص المؤسسة من المكان والاسم ورقم السجل التجاري ونوع التجارة ورقم الهاتف وصندوق البريد وشعار المؤسسة و البريد الإلكتروني.
- الخطابات الرسمية:
- هي الرسائل المتعلقة بالجانب الوظيفي والتي تتضمن الاستدعاءات والمعروضات والقرارات الإدارية والتعاميم العامة.
الأمور التي يجب مراعاتها في كتابة الخطابات الرسمية
يرجى مراعاة العديد من الأمور والتي تعد بمثابة النصائح والإرشادات حين كتابة الخطاب الرسمي ومن أبرز تلك النصائح التي يجب الأخذ بها التالي:
- الوضوح والدقة في الأفكار والألفاظ.
- المصداقية في المعلومات المذكورة فيه.
- الإبتعاد عن الألفاظ الأدبية والمحسنات الشعرية البديعية والصور والالتزام بالموضوع.
- الإيجاز في المعنى بشكل غير مخل وتلك أهم صفات الكتابة الوظيفية.
- الأسلوب المقنع التقريري والابتعاد عن العواطف الفردية.
- حين الرد على الخطابات الماضية يجب الإشارة إلى الخطاب بالتاريخ والرقم والموضوع.
- مراعاة تقسيم الأفكار وتسلسلها والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الأولى.
- عند الرد على الرسائل المحتوية على الأفكار يجب أن يتضمن الرد كافة النقاط بالترتيب وفقاً كما وردت في الخطاب الأصلي.
نختتم مقالنا لهذا اليوم والذي سردنا فيه عن كيفية وطريقة كتابة خطاب رسمي وأهميته وأنواعه والأمور التي يجب أن يراعيها الشخص في كتابة الخطاب وإرساله الى الجهات الرسمية الحكومية المتمثلة بالوزارات والتربية والتعليم وأي مؤسسات كبيرة.